Gestionar un pedido (detalles de un pedido)

 

Los pedidos, independientemente de cómo se hayan creado (área de gestión o tienda) se verán reflejados en la lista de pedidos, donde se puede procesar el pedido de forma manual mediante el icono Modificar.

 

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1. Vista pedidos en lista

 

Se accede a los detalles del pedido haciendo clic en el botón izquierdo de cada línea de pedido (icono modificar)

 

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2. Vista general de un pedido

 

Los iconos en color amarillo de la parte superior derecha son los que sirven para gestionar tu pedido, y varían (aparecen unos u otros iconos) según se vayan realizando acciones de gestión del pedido. En esta sección no veremos uno de esos iconos: Etiquetas de envío, que se trata en una sección aparte: Generar etiquetas de envío y documentación aduanera.

 

  • Productos:

 

La sección productos no puede modificarse, por lo que si tienes que hacer alguna rectificación (de línea o de precio), hay que cancelar el pedido y hacer uno nuevo.

 

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3. Productos del pedido e importe

 

Tanto el icono del número de identificación del pedido (1, en la imagen) como el de Vista en tienda son iconos activos. Pulsando en ellos accedemos al producto en el sistema (icono número) o a la vista del producto tal y como aparecía en la tienda en el momento de su puesta en oferta.

Refleja el producto o productos del pedido, así como los distintos importes del mismo y el importe total.

 

  • Notas

 

4._Notas_al_pedido.png

4. Notas al pedido

 

Podemos dejar notas sobre el pedido (anotar que el cliente llama preguntando por el estado del pedido o indicar el día y el número de operación en que se pagó un pedido pendiente de pago, por ejemplo). La nota quedará grabada, no es posible borrarla, con la fecha y hora exactas en que se guardó la misma.

 

  • Histórico:

 

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5. Historial de un pedido

 

Todos los movimientos que ha tenido el pedido desde que se realizó, con fecha y hora en que se produjo cada uno.

 

  • Correos electrónicos:

 

6._Correos_enviados_al_cliente_por_el_pedido.png

6. Correos enviados al cliente por el pedido

 

El sistema envía de forma automática, desde la dirección de correo electrónico que has indicado para la tienda en Configuraciones >> Generales >> Vista general, un correo a tus clientes con cada acción que vas haciendo en el pedido. Puedes ver cada correo haciendo clic en el icono Vista de la parte derecha de cada línea de correo.

 

7._Vista_de_correo_electro_nico_enviado.png

7. Vista de correo electrónico enviado

 

Todos los datos que anotaste en la configuración de la tienda (ver Configuraciones >> Generales) aparecen aquí: la dirección de correo desde la que se mandarán estas notificaciones, la copia oculta (CCO) que hayas podido poner y el asunto del correo con el número del pedido (cambian el texto y el número dependiendo del tipo de correo).

En los dos iconos Vista previa podrás ver el texto del correo en formato .txt:

 

8._Vista_previa_correo_electro_nico_en_formato_txt.png

8. Vista previa correo electrónico en formato .txt

 

O en formato html:

 

9._Vista_previa_correo_electro_nico_en_formato_html_.png

9. Vista previa correo electrónico en formato .html

 

En caso de que tu cliente te lo pida, puedes reenviar estos correos desde esa misma vista de correo (Icono_Reenviar.png).

En la sección Contenidos >> Emails automáticos puedes editar el contenido de estos correo electrónicos (nota: funcionalidad no disponible en todos los planes).

 

  • Vista general:

 

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10. Datos generales del pedido

 

Muestra el número del pedido, fecha y hora de realización, el origen del pedido, la forma de pago y el estado del pedido.

Cuando el estado es Pendiente de pago (Icono_Pendiente_de_pago.png), pedidos que tienen como forma de pago el pago adelantado, en la parte superior derecha de la pantalla podemos ver el icono Icono_Pago_recibido.png.

 

11._Pedido_pendiente_de_pago.png

11. Pedido pendiente de pago

 

Pulsando en el icono, nos aparece una pantalla emergente para confirmar el pago del pedido:

 

12._Confirmacio_n_de_pago.png

12. Confirmación de pago

 

Al confirmar el pago, el pedido pasa a Listo para enviar, estado de todos los pedidos que tienen como forma de pago: contra reembolso, PayPal y tarjeta bancaria.

 

13._Pago_confirmado_a_un_pedido_cambio_de_estado_del_pedido.png

13. Pago confirmado a un pedido: cambio de estado del pedido

 

  • Factura:

 

Al confirmar el pago del pedido, se crea una sección para la futura factura, que aparecerá en forma de PDF al procesar el pedido (ver más abajo la sección Procesar).

 

14._Seccio_n_para_la_factura.png

14. Sección para la factura

 

Pueden dejarse notas para la futura factura, notas que aparecerán dentro del texto de la factura cuando se emita.

 

15._Notas_para_una_factura.png

15. Notas para una factura

 

  • Envío:

 

16._Datos_de_transporte_de_un_pedido.png

16. Datos de transporte de un pedido

 

Podemos ver el transportista elegido y si es recogida en oficina de Correos (signo √) o no (signo X).

Cuando el pedido se ha procesado y enviado, aparecen, además, el código de seguimiento de Correos y la etiqueta de envío en PDF si se han creado. Igualmente, y si el envío requiere tramitación aduanera, aquí aparecerá la posibilidad de crear los documentos necesarios para dicha tramitación (ver Generar etiquetas de envío y documentación aduanera).

 

  • Dirección de entrega:

 

17._Datos_direccio_n_de_envi_o.png

17. Datos dirección de envío

 

Los datos de dirección de envío del pedido, además de facilitar un mapa de situación de la misma, pueden modificarse mediante el icono Icono_modificar_direcciones_en_pedido.png, antes de que se produzca el envío.

 

  • Dirección de facturación:

 

18._Datos_facturacio_n_del_pedido.png

18. Datos facturación del pedido

 

Los datos de facturación del pedido pueden modificarse haciendo clic en Icono_modificar_direcciones_en_pedido.png.

Pulsando en el icono Icono_Pedidos_del_cliente_en_pedidos.png puede verse el historial completo de pedidos asociados a la dirección de correo con la que se realizó el pedido. De esta forma, aunque el cliente no se haya registrado como usuario en tu tienda o, si se ha registrado, no ha hecho el pedido conectado a su sesión de usuario, aquí podrás ver todos los pedidos que haya hecho con el mismo correo.

 

  • Información adicional para su pedido:

 

El cliente, en el momento de hacer su pedido en la tienda, puede indicar en la dirección de entrega datos adicionales para la entrega de su pedido o alguna nota que quiera dejar sobre el mismo. Esa información se recogerá en los datos del pedido.

 

19._Informacio_n_adicional_para_un_pedido_la_en_tienda.png

19. Información adicional para un pedido la en tienda
 

20._Informacio_n_adicional_para_un_pedido_en_detalles_de_un_pedido.png

20. Información adicional para un pedido en detalles de un pedido

 

Datos que, mediante el icono Icono_modificar_direcciones_en_pedido.png, pueden modificarse o añadirse.

 

21._Modificacio_n_o_creacio_n_de_informacio_n_adicional_para_un_pedido.png

21. Modificación o creación de información adicional para un pedido

 

Como hemos comentado anteriormente, cuando un pedido está pagado y listo para enviar, en la parte superior derecha hay una serie de iconos que permiten gestionar un pedido (si no está pagado, aparecen sólo los iconos Pago recibido y Cancelar).

 

22._Iconos_para_gestio_n_de_pedido.png

22. Iconos para gestión de pedido

 

El icono Etiqueta de envío lo vemos en otro apartado (Generar etiquetas de envío y documentación aduanera). Aquí vamos a ver cómo procesar (facturar) un pedido, cancelar un pedido y reactivar un pedido cancelado.

 

  • Procesar:

 

Al procesar un pedido cambias su estado a Enviado y facturado.

 

23._Confirmacio_n_para_procesar_un_pedido.png

23. Confirmación para procesar un pedido

 

Si no tienes el módulo de paquetería integrado de Correos, éste es el icono que debes marcar si quieres ponerle un seguimiento al envío de tu pedido (si lo vas a enviar por correo ordinario o si vas a utilizar otro transportista, por ejemplo). Cuando le pongas el código de seguimiento, el icono Etiqueta de envío desaparecerá del pedido

 

Muy Importante: si tienes el módulo integrado de Correos y quieres sacar la etiqueta de forma automática, no pongas nada en la casilla Código de seguimiento que se abre al hacer clic en Procesar. Si lo hicieras, desaparecería el icono Etiqueta de envío y, con él, la posibilidad de sacar esa etiqueta automáticamente en tu trastienda, perdiendo así la integración en tu trastienda del envío con Correos.

 

Al procesar, se crea una factura del pedido como documento en PDF (en el que puedes introducir notas, como dijimos anteriormente en el apartado Factura de esta misma sección):

 

24._Factura_del_pedido.png

24. Factura del pedido

 

Todas las facturas generadas en tu tienda puedes consultarlas en la sección Informes, en los apartados Ventas y Contabilidad.

Vemos cómo procesar más de un pedido a la vez en la sección Proceso masivo de pedidos.

 

  • Cancelar:

 

Si queremos cancelar un pedido, en la parte superior derecha de la pantalla aparece el icono Icono_Cancelar_pedido.png, que, al pulsarlo, nos muestra un mensaje de confirmación de la cancelación de un pedido:

 

25._Confirmacio_n_cancelacio_n_de_pedido.png

25. Confirmación cancelación de pedido

 

Sólo pueden cancelarse pedidos que no estén enviados y facturados.

Una vez cancelado, aparecerá el movimiento de cancelación en el historial del pedido y en el correo de cancelación que se envía al cliente:

 

26._Pedido_cancelado.png

26. Pedido cancelado

 

Un pedido cancelado no puede procesarse, el icono Procesar estará desactivado; pero se puede reactivar.

 

27._Icono_Procesar_desactivado_en_pedido_cancelado.png

27. Icono Procesar desactivado en pedido cancelado

 

  • Reactivar pedido:

 

Los pedidos cuyo estado sea Cancelado o No completado pueden reactivarse mediante el icono Reactivar pedido:

 

28._Reactivacio_n_de_un_pedido.png

28. Reactivación de un pedido

 

En los casos de pedidos en estado Error, el cambio es indirecto: primero se cancela el pedido y luego se reactiva.

Los pedidos reactivados pasan al estado Pendiente de pago, que se gestiona como hemos visto anteriormente en esta misma sección, y así se registra en el histórico del pedido.

 

29._Pedido_reactivado.png

29. Pedido reactivado

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